KOMUNIKASI dalam ORGANISASI
anusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi,
artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat
untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa
sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial
dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam
kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang
merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang
terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak
harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau
komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang
diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun
kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut
terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan.
Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan
masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan
dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.
Hubungan yang dilakukan oleh unsur pimpinan antara lain
kelangsungan hidup berorganisasi untuk mencapai perkembangan ke arah
yang lebih baik dengan menciptakan hubungan kerja sama dengan
bawahannya. Hubungan yang dilakukan oleh bawahan sudah tentu mengandung
maksud untuk mendapatkan simpati dari pimpinan yang merupakan motivasi
untuk meningkatkan prestasi kerja ke arah yang lebih baik. Hal ini
tergantung dari kebutuhan dan cara masing-masing individu, karena satu
sama lain erat hubungannya dengan keahlian dan tugas-tugas yang harus
dilaksanakan.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu
organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun
organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka
ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan
individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.
Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi
menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi
Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga
kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu
dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai
kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan
bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang
ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih
luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok
tidak seperti komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.
Dalam kehidupan organisasi terdiri dari berbagai unsur,
yang mempunyai maksud dan tujuan agar organisasi yang dimilikinya tetap
dipertahankan dan diarahkan demi untuk perkembangan yang lebih dinamis.
Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada tiga bentuk:
1. Komunikasi vertikal
Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang
terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya komunikasi yang
disampaikan pimpinan kepada bawahan, dan dari bawahan kepada pimpinan
secara timbal balik.
Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk:
a. Melaksanakan kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja bawahan.
b. Menyampaikan pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran.
c. Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi, insentif.
Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi
dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan,
terhadap bawahannya.
Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanaan yang
tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan.
Kedua hal terseut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi yang
dipimpinnya.
Fungsi komunikasi ke atas digunakan untuk:
a. Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan bantuan, dan keluhan.
b. Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.
Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat,
tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang dada, dan hati
terbuka oleh pimpinan.
2. Komunikasi horizontal
Bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal.
Fungsi komunikasi horizontal/ke samping digunakan oleh
dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini berlangsung
dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, atau
melalui pesan tertulis.
3. Komunikasi diagonal
Bentuk komunikasi ini sering disebut juga komunikasi
silang. Berlangsung dari seseorang kepada orang lain dalam posisi yang
berbeda. Dalam arti pihak yang satu tidak berada pada jalur struktur
yang lain.
Fungsi komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang
mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada
pihak lain.
Jadi pada garis besarnya setiap organisasi kepemimpinan
di dalam melaksanakan dan kewajiban diperlukan pengertian yang sama
diantara dua pihak yaitu atasan dan bawahan. Karena hal tersebut akan
lebih memberi dorongan semangat dan gairah kerja untuk dapat
menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang diberikan, artinya
mengembangkan suatu kerja sama demi mewujudkan hasil kerja untuk
mencapai tujuan organisasi.
Melalui jalur hierarkhi/tingkatan seorang pimpinan harus
lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya secara baik, sehingga
dapat membangkitkan minat dan gairah kerja disertai komunikasi yang baik
untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Dalam penerapannya komunikasi dapat dilakukan secara
formal dan informal. Umumnya komunikasi formal ada dalam setiap
organisasi dan dapat terjadi antar personal dalam organisasi melalui
jalur hirarkhi dengan prinsip pembagian tugas untuk mencapai tujuan yang
diharapkan. Komunikasi formal merupakan suatu sistem dimana para
anggotanya bekerjasama secara tepat untuk mencapai tujuan yang
diinginkan. Komunikasi formal pada dasarnya berhubungan dengan masalah
kedinasan. Komunikasi informal adalah kebalikan dari komunikasi formal
biasanya terjadi dengan spontan sebagai akibat dari adanya persamaan
perasaan, kebutuhan, persamaan tugas dan tanggung jawab. Komunikasi
informal pada pelaksanaannya tidak terikat oleh waktu, ruang dan tempat,
kadang-kadang komunikasi informal lebih berhasil, dan peranannya tidak
kalah penting, karena dapat disampaikan setiap saat, asalkan bermanfaat
untuk kemajuan organisasi. Namun penyampaiannya kurang sistematis,
karena pertumbuhan dan penyebarannya tidak teratur.
Kadang-kadang seorang pimpinan selalu beranggapan bahwa
keberadaan organisasi informal merupakan suatu hal yang janggal, yang
merupakan akibat gagalnya komunikasi formal yang memunculkan
ketidakstabilan organisasi formal. Bentuk komunikasi informal dapat
berupa pertemuan yang tidak direncanakan, seperti: bertemu dan ngobrol
di kantin pada jam makan siang, di resepsi, atau pertemuan lainnya.
Komunikasi informal ini mempunyai hal-hal yang positif, seperti:
a. Bila jalan yang ditempuh melalui komunikasi formal melewati hambatan, dengan terpaksa digunakan komunikasi informal.
b. Dalam suasana konflik dan penuh ketegangan.
c. Sebagai sarana komunikasi.
Dari kedua bentuk komunikasi tersebut di atas, setiap
pimpinan harus dapat menempatkan diri agar tidak timbul perasaan suka
atau tidak tidak suka. Pimpinan harus mencari dan melaksanakan
nilai-nilai positif dari hubungan-hubungan tersebut. Ukuran sukses
tidaknya seorang pimpinan terletak pada bagaimana pimpinan memadukan
nilai positif yang dihasilkan dari komunikasi formal dan informal.
Setiap bawahan dari suatu organisasi tentunya mempunyai
motivasi. Adanya kebutuhan, keinginan, ketegangan, ketidaksenangan dan
harapan termasuk ke dalam motivasi.
Pimpinan juga harus dapat memotivasi bawahannya, misalnya memberikan apresiasi, perlakuan yang adil, dan suasana kerja.
sumber: http://www.batan.go.id/mediakita/current/mediakita.php?group=Inovasi&artikel=inv2&hlm=3